Mit der Einführung des elektronischen Datenaustausches wurde 1998 der Einstieg in die papierlose Abrechnung für Krankenhäuser geschaffen. Für die Krankenhäuser ergab sich der Vorteil, spätestens in zwei Tagen nach der Aufnahme zu wissen, ob ein Kostenträger die Kosten für eine Behandlung übernimmt. Auf der Kostenträgerseite entfiel das manuelle Erfassen der zahllosen Papiermeldungen und die Möglichkeit die Daten direkt elektronisch überprüfen zu können.
Seit diesem Zeitpunkt müssen Krankenhausleistungen und Abrechnungen viel genauer und vollständiger erfasst und gepflegt werden. Je besser die Qualität der Daten, desto weniger Abweisungen durch die Kostenträger, desto eher erfolgt die Begleichung der Forderungen. Die §301 Übertragung sichert die Liquidität des Krankenhauses.
Aus diesem Grund wurde der IDB-CS nicht als bloßes Übertragungsmodul konzipiert, sondern es wurde ein Werkzeug geschaffen, mit dem der Datenaustausch vollständig abgebildet werden kann. Hierzu gehört die manuelle oder auch eine automatische Kontrolle der Daten, eine lückenlose Dokumentation der Übertragung, die Prüfung der Daten oder auch die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Probleme in Versand oder Abrechnung zu beheben.
Diese Funktionen gehen über das einfache Versenden von Daten hinaus:
- Der IDB-CS prüft alle §301 Daten gemäß der Vorgaben der Kostenträger auf den Prüfstufen 1-3
- Der IDB-CS ist in der Lage, beliebig viele private Schlüssel in unterschiedlichen Formaten zu verwalten. So kann zeitgleich eine Annahmestelle über die PEM- eine andere über die PKCS#7- Verschlüsselung angebunden sein. Die öffentlichen Schlüssel der Kostenträger aktualisieren sich automatisch.
- Der IDB-CS bietet ein Client/Server fähiges Modul für den Datenaustausch.
- Der IDB-CS ist mandantenfähig und ermöglicht hierbei die parallele Anbindung mehrerer Abrechnungssysteme, z.B. wenn ein separates Modul für die Abrechnung in der Ambulanz verwendet wird. Die Daten werden in Richtung zu den Kostenträgern zusammengefasst und unter einem Dateinummernkreis versendet, eingehende Daten werden auf die angebundenen Abrechnungssysteme aufgeteilt und mit einem individuellen Dateinummernkreis bereitgestellt.
- Der Einsatz des IDB-CS ist KIS-neutral: Ein Wechsel des KIS-Herstellers ist mit dem IDB-CS ohne Aufwand möglich. In der Falldatenbank des IDB-CS wird pro Fall ein Kennzeichen gesetzt, an welches KIS die Daten zu übertragen sind. Es bestehen Schnittstellen zu allen derzeit in Deutschland eingesetzten KIS.
- Fusionieren mehrere Krankenhäuser unter ein IK (neue oder Zusammenfassung unter einer bestehenden) so kann der IDB-CS ab dem Datum des Zusammenschlusses in Richtung Kostenträger alles unter einer IK abbilden, eingehende Daten an das KIS werden wieder auf das ursprüngliche Krankenhaus-IK geändert. Dies erfolgt in Abhängigkeit vom Aufnahmedatum.
- Der IDB-CS prüft anhand des Aufnahmedatums eines Falles die vorgeschriebene Fortschreibung (Datenversion) und führt gegebenenfalls eine Konvertierung in die korrekte Version durch.
- Die Reihenfolge der Dateien/Nachrichten wird durch den IDB-CS sichergestellt. Wird z.B. aus dem KIS eine Schlussrechnung vor der zugehörigen Entlassanzeige geschickt, so werden die Daten in der richtigen Reihenfolge versendet. Die Rechnung wartet, bis die Entlassanzeige versendet wurde
- Automatisches Schließen von Dateilücken. Teilt die Annahmestelle elektronisch mit, welche Dateinummer fehlt, wird dies automatisch vom IDB-CS ausgewertet und die betroffene Datei automatisch erneut versendet.
- Wird eine Datei vom Kostenträger nicht an das Krankenhaus übertragen, so generiert der IDB-CS automatisch eine FEHL-Nachricht und sendet diese an den Kostenträger.
- Für KIS, die nicht alle Formalismen selbst lösen, kann der IDB-CS die Dateinummern vergeben, die laufenden Nummern in Datensätzen ermitteln, aus freien Formaten die Daten in das von den Kostenträgern geforderte EDIFACT konvertieren.
- Der IDB-CS kann vollständig in ein KIS integriert werden. So kann die Vorprüfung mittels ActiveX Komponenten aus einem separaten Programm heraus aufgerufen werden, oder das KIS kann sich Status-Informationen direkt aus der Datenbank des IDB-CS abrufen.
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Um die Datenübermittlung ohne zeitliche Verzögerung durchführen zu können, wurde im Datenaustausch nach §301 Abs. 1 SGB V (sowie den daran angelehnten Verfahren) festgelegt, dass als fehlerhaft erkannte Daten umgehend zurückgeschickt werden müssen. Dazu wurde eine vierstufige Prüfung festgesetzt.
Mit Ausnahme der 4. Prüfstufe, die vertrags- und leistungsrechtliche Aspekte als individuelle Prüfungen bei den einzelnen Krankenkassen darstellt, wurden alle Prüfungen zu 100% im IDB-CS abgebildet. Auftretende Fehler werden unmittelbar an das Krankenhausinformationssystem (KIS) zurückgemeldet.
Stufe 1 – Prüfung von Datei und Dateistruktur
Übertragungsdateien werden auf ihre physikalische Lesbarkeit, korrekte Reihenfolge und Syntax der Service-Segmente (UNA, UNB, UNH, UNT, UNZ) sowie auf Gültigkeit der Kommunikationspartner geprüft.
Stufe 2 – Prüfung der Syntax
Je Nachricht wird die Reihenfolge der Segmente geprüft. Innerhalb eines jeden Segmentes erfolgen die Prüfungen auf Feldebene in Bezug auf Typ, Länge und Vorkommen (Kann- oder Muss-Feld).
Stufe 3 – Formale Prüfung der Feldinhalte
Die einzelnen Felder eines Segmentes werden auf plausiblen Inhalt geprüft (z. B. Datum, Uhrzeit). Schlüsselausprägungen müssen korrekt sein im Hinblick auf das Schlüsselverzeichnis bzw. auf die Informationsstrukturdaten.
Weiter finden Kombinationsprüfungen über mehrere Felder statt. -
Im Datenaustausch kommt es nicht nur darauf an, korrekte Datensätze zu übertragen, auch die richtige Reihenfolge spielt eine wichtige Rolle.
Im IDB-CS sind daher folgende Reihenfolgeprüfungen realisiert:
- Eine Entlassungsanzeige lässt sich erst versenden, wenn eine Aufnahme versendet wurde.
- Eine Entlassungsanzeige lässt sich nur versenden, wenn eine Kostenübernahmemitteilung der Kasse vorliegt.
- Eine Schlussrechnung lässt sich erst versenden, wenn eine Entlassung versendet wurde (vorstationäre Fälle ausgenommen).
- Eine Rechnung (einschließlich Zwischenrechnung, Nachtragsrechnung und Rechnungsgutschrift) lässt sich erst versenden, wenn alle anderen Rechnungen mit niedrigerer laufender Nummer versendet wurden.
Beispiel
Der praktische Nutzen dieser Funktionalität lässt sich sehr gut an einem einfachen Beispiel aufzeigen:
Die Ausgangssituation
Ein Patient wurde aufgenommen, entlassen und sein Aufenthalt abgerechnet. Nun muss an der Rechnung eine Korrektur vorgenommen werden.
Das Vorgehen aus buchhalterischer Sicht
Der Sachbearbeiter in Ihrer Buchhaltung storniert die gestellte Rechnung mit einer Rechnungsgutschrift und schreibt direkt danach eine neue, korrigierte Rechnung.
Das Ganze aus Sicht des elektronischen Datenaustauschs (ohne Reihenfolgeprüfung)
Die Stornierung der 1. Rechnung und die 2. Rechnung kommen gemeinsam bei der Kasse an. In der Regel ist dann die Stornierung noch nicht komplett im Kassensystem verarbeitet, wenn die neue Rechnung bereits geprüft wird. Im Ergebnis erfolgt die Abweisung mit dem Hinweis, dass bereits eine Rechnung vorliege.
Wie der IDB-CS mit der Reihenfolgeprüfung hilft
Rechnungsgutschrift und neue Rechnung liegen im IDB-CS vor. Im nächsten Verarbeitungslauf wird die Gutschrift verarbeitet/versendet, die neue Rechnung hingegen nicht (da die Gutschrift noch nicht versendet wurde). Erst im darauffolgenden Verarbeitungsdurchgang wird die neue Rechnung verarbeitet(, da die Gutschrift inzwischen ja versendet ist).
Im Ergebnis kommen die beiden Datensätze mit Zeitversatz bei der Kasse an und können vom Kassensystem erfolgreich verarbeitet werden. So ist weder ein anderes Vorgehen in der Buchhaltung noch ein Nacharbeiten im Datenaustausch erforderlich.
Selbstverständlich sind alle Prüfungen optional und können auf Wunsch einzeln (de)aktiviert werden.
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Hierbei sind Korrekturen gemeint, die den Inhalt der Daten unberührt lassen, formale Fehler aber beheben. Hierzu gehört z.B. das automatische Ergänzen von Nachkommastellen in Betragsfeldern oder das Ermitteln einer Nachfolge IK, sollten Daten an eine Kostenträger-IK geschickt werden die nicht mehr gültig ist (nach einer Kostenträgerfusion).