Nach den Krankenhäusern wurden die Sonstigen Leistungserbringer, also die Abrechnung von z.B. Heil- und Hilfs- Mitteln zum elektronischen Datenaustausch aufgefordert. Angedacht wie die §301 Übertragung als bidirektionale Übertragung, so können bisher noch keine Meldungen von den Kostenträgern zu den Leistungserbringern (Zahlungssätze und Fehlermeldungen) zurückgesendet werden.
Mögliche Fehlermeldungen werden, mit einigen Tagen Verzögerung, per Fax oder per Email gesendet, wobei die enthaltenen Fehlertexte oftmals nur schwer zu interpretieren sind. Umso wichtiger ist es, die §302 Daten bereits im Vorfeld zu prüfen, um möglichst wenige Fehlermeldungen zu erhalten. Der IDB-CS hat daher die Prüfungen der Kostenträger in den Prüfstufen 1-3 integriert, wodurch nur formal und syntaktisch korrekte Daten an die Kostenträger übermittelt werden. Die Fehlerrückmeldung erfolgt unmittelbar.
Es besteht eine Schnittstelle zu allen derzeit bekannten Abrechnungssytemen.
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Neben den elektronischen Daten ist es in einigen Bereichen erforderlich, dass zusätzlich Rezepte und Verordnungen per Post an die Papierannahmestellen zu schicken.
Die §302 Daten werden häufig nicht von den großen Rechenzentren der Kostenträger selbst verarbeitet, sondern es wurden unabhängige Rechenzentren mit der Abwicklung beauftragt (DDG, Medent, Interforum etc.). Die Zuständigkeit wechselt leider recht häufig, das korrekte Adressieren der Unterlagen ist schwierig.
Der IDB-CS wird durch regelmäßige Stammdatenimporte immer auf dem aktuellen Stand gehalten, das System weiß somit immer, wohin Daten und Unterlagen zu senden sind. Die Abrechnung bekommt als Bestätigung des erfolgreichen Versands der Daten automatisch einen komplett ausgefüllten Begleitzettel (per Ausdruck oder per Mail), der dann nur noch zusammen mit den Rezepten/Verordnungen postalisch verschickt werden muss. Die korrekte Papierannahmestelle ist auf dem Begleitzettel bereits hinterlegt.
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In einigen Regionen müssen die Rezepte noch um Informationen wie Anzahl und Art der erbrachten Leistungen (Positionsnummern) ergänzt werden. Um dies zu vereinfachen, können Etiketten bedruckt werden, die anschließend einfach nur noch auf das Rezept geklebt werden müssen.
Die Übertragung der Rechnungsdaten wird vom IDB-CS vollständig dokumentiert, die Daten im System archiviert. Mit geringem Aufwand können Rechnungen in graphischen Oberflächen korrigiert und neu versendet werden.
Der IDB-CS wird durch regelmäßige Stammdatenimporte immer auf dem aktuellen Stand gehalten, das System weiß somit immer, wohin Daten und Unterlagen zu senden sind. Die Abrechnung bekommt als Bestätigung des erfolgreichen Versands der Daten automatisch einen komplett ausgefüllten Begleitzettel (per Ausdruck oder per Mail), der dann nur noch zusammen mit den Rezepten/Verordnungen postalisch verschickt werden muss. Die korrekte Papierannahmestelle ist auf dem Begleitzettel bereits hinterlegt.
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In einigen Verfahren des Datenaustauschs (z.B. §§ 140a, 295, 302 SGB V) sind Fehlermeldungen auf dem elektronischen Weg nicht vorgesehen oder wurden von den Kostenträgern noch nicht implementiert.
Zwar bekommen Sie in diesen Fällen Rückmeldung auf anderen Wegen (z.B. per Briefpost), aber dies hat Zahlungsverzögerungen zur Folge – teilweise von mehreren Wochen, denn vereinbarte Zahlungsfristen beginnen stets erst mit der Übermittlung fehlerfreier Daten.
Durch die umfangreichen Prüfungen kann der IDB-CS viele Fehler bereits vor dem Versand feststellen. Diese Informationen stehen Ihnen bereits wenige Augenblicke nach der Bereitstellung der Versanddaten aus Ihrer Erfassungssoftware zur Verfügung. Verzögerungen bleiben somit auf die Dauer der Korrektur beschränkt.
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Bei der §302 Übertragung ist das Übermittlungsdatum und nicht das Erstelldatum einer Rechnung dafür relevant, in welcher Datenversion (Fortschreibung) die Daten zu senden sind.
Muss eine alte Rechnung erneut an den Kostenträger übermittelt werden, so muss u.U. die Datenversion aktualisiert werden.
Dieses Problem löst der IDB-CS und wandelt Daten immer in die aktuell erforderliche Datenversion.
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Kleinere Fehler korrigiert der IDB-CS automatisch. Hierbei sind Korrekturen gemeint, die den Inhalt der Daten unberührt lassen, formale Fehler aber beheben. Hierzu gehört z.B. das automatische Ergänzen von Nachkommastellen in Betragsfeldern oder das Ermitteln einer Nachfolge IK, sollten Daten an eine Kostenträger-IK geschickt werden die nicht mehr gültig ist (nach einer Kostenträgerfusion).