Je nach Vertrag kann es erforderlich sein Abrechnungsdaten für die Integrierte Versorgung (§140 SGB V) in Krankenhäusern über die technischen Spezifizierungen durch den §295 SGB V zu übermitteln. Der Aufbau der Daten ist recht einfach, es werden neben Diagnosen und Prozeduren die abzurechnenden Positionen übertragen. Die Übertragung nach diesen technischen Richtlinien für die Integrierte Versorgung ist noch recht neu, so dann noch nicht alle Kostenträger die Daten elektronisch verlangen und viele Abrechnungssysteme die Daten noch nicht im entsprechenden Format liefern können..
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Der Datensatz für das Ambulante Operieren aus dem Gesetzesbereich §301 Abs. 1 (AMBO) enthält alle relevanten Felder und kann vom IDB-CS in das Format des §295 gewandelt werden. (Zu beachten ist hierbei, dass das Vertragskennzeichen immer zu liefern ist, obwohl es im §301 ein Kann-Feld ist)
Da die einen Krankenkassen die Übertragungen nach §295 wünschen und die anderen nach §301, übernimmt der IDB-CS die Konvertierung in die der Krankenkassen entsprechende Form.
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Die Daten für eine Abrechnung der integrierten Versorgung (§295 / §140) können in einer vordefinierte EXCEL-Tabelle patientenbezogen erfasst werden. Der IDB-CS wandelt diese Daten in das geforderte EDIFACT-Format, so wie es die Kostenträger verarbeiten können.
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Das Verfahren erlaubt es, komplette Übertagungsdateien zu stornieren. Diese Stornierung kann aus dem IDB-CS heraus erfolgen, ebenso können einzelne Meldungen aus einer größeren Datei (durch ein entsprechendes Verarbeitungskennzeichen) storniert werden, auch hierzu gibt es im IDB-CS eine entsprechende Funktion. können.
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Die Übertragung der Rechnungsdaten wird vom IDB-CS vollständig dokumentiert, die Daten im System archiviert. Mit geringem Aufwand können Rechnungen in graphischen Oberflächen korrigiert und neu versendet werden.
Der IDB-CS wird durch regelmäßige Stammdatenimporte immer auf dem aktuellen Stand gehalten, das System weiß somit immer, wohin Daten und Unterlagen zu senden sind. Die Abrechnung bekommt als Bestätigung des erfolgreichen Versands der Daten automatisch einen komplett ausgefüllten Begleitzettel (per Ausdruck oder per Mail), der dann nur noch zusammen mit den Rezepten/Verordnungen postalisch verschickt werden muss. Die korrekte Papierannahmestelle ist auf dem Begleitzettel bereits hinterlegt.
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In einigen Verfahren des Datenaustauschs (z.B. §§ 140a, 295, 302 SGB V) sind Fehlermeldungen auf dem elektronischen Weg nicht vorgesehen oder wurden von den Kostenträgern noch nicht implementiert.
Zwar bekommen Sie in diesen Fällen Rückmeldung auf anderen Wegen (z.B. per Briefpost), aber dies hat Zahlungsverzögerungen zur Folge – teilweise von mehreren Wochen, denn vereinbarte Zahlungsfristen beginnen stets erst mit der Übermittlung fehlerfreier Daten.
Durch die umfangreichen Prüfungen kann der IDB-CS viele Fehler bereits vor dem Versand feststellen. Diese Informationen stehen Ihnen bereits wenige Augenblicke nach der Bereitstellung der Versanddaten aus Ihrer Erfassungssoftware zur Verfügung. Verzögerungen bleiben somit auf die Dauer der Korrektur beschränkt.
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Um die Datenübermittlung ohne zeitliche Verzögerung durchführen zu können, wurde im Datenaustausch nach §301 Abs. 1 SGB V (sowie den daran angelehnten Verfahren) festgelegt, dass als fehlerhaft erkannte Daten umgehend zurückgeschickt werden müssen. Dazu wurde eine vierstufige Prüfung festgesetzt.
Mit Ausnahme der 4. Prüfstufe, die vertrags- und leistungsrechtliche Aspekte als individuelle Prüfungen bei den einzelnen Krankenkassen darstellt, wurden alle Prüfungen zu 100% im IDB-CS abgebildet. Auftretende Fehler werden unmittelbar an das Krankenhausinformationssystem (KIS) zurückgemeldet.
Stufe 1 – Prüfung von Datei und Dateistruktur
Übertragungsdateien werden auf ihre physikalische Lesbarkeit, korrekte Reihenfolge und Syntax der Service-Segmente (UNA, UNB, UNH, UNT, UNZ) sowie auf Gültigkeit der Kommunikationspartner geprüft.
Stufe 2 – Prüfung der Syntax
Je Nachricht wird die Reihenfolge der Segmente geprüft. Innerhalb eines jeden Segmentes erfolgen die Prüfungen auf Feldebene in Bezug auf Typ, Länge und Vorkommen (Kann- oder Muss-Feld).
Stufe 3 – Formale Prüfung der Feldinhalte
Die einzelnen Felder eines Segmentes werden auf plausiblen Inhalt geprüft (z. B. Datum, Uhrzeit). Schlüsselausprägungen müssen korrekt sein im Hinblick auf das Schlüsselverzeichnis bzw. auf die Informationsstrukturdaten.
Weiter finden Kombinationsprüfungen über mehrere Felder statt.